Dans cette nouvelle configuration où il est nécessaire de répondre avec exactitude aux besoins d’informations fondées sur les données, la capacité d’accéder à la « mémoire organisationnelle » constitue la plus grande opportunité pour les RH. Pour les RH, l’IT doit devenir une compréhension essentielle, et les projets doivent avancer main dans la main avec l’IT à chaque étape. Dans ce contexte, il convient de mettre en place un SIRH numérique pour offrir de nombreuses facilités et libertés. Parmi les innovations que cet environnement numérique apportera, on peut citer le recrutement via des systèmes électroniques, la participation aux réunions par visioconférence, etc. Ne manquez surtout pas le développement numérique pour rester au rythme d’un temps qui file.
Les films de science-fiction vont devenir réalité et la vie va s’en trouver facilitée. Est-ce vraiment le cas ? En êtes-vous conscient·e ? Dans les films de science-fiction, toute invention ou application qui nous enthousiasme au premier regard et nous fait dire « wow ! » entre très vite dans notre vie et y apporte une différence. Mais, en même temps, elle amène avec elle de nombreuses difficultés dont nous n’avons pas forcément conscience. Pourtant, en tant que membres d’une « société de consommation rapide », nous ne profitons que des bienfaits de toutes ces nouveautés…
Une autre question de prise de conscience concerne le nombre de « mondes » dans lesquels nous évoluons au cours d’une journée de travail. En réalité, nous vivons notre quotidien professionnel dans deux mondes différents. Le premier est une sorte de course alimentée par un trafic de réunions d’où l’on sort pour courir à la suivante. Le second est la « course virtuelle » qui se déroule via Outlook.
Les réponses aux deux questions de prise de conscience contiennent la « vitesse », le « partage », la « transparence » et la « solidarité ». L’existence de ces quatre composantes fondamentales est rendue possible par des données et des informations numérisées (digitalisées).
Ainsi, à chaque instant de notre nouvelle vie, il existe une trajectoire guidée par ce flux dense de données et d’informations.
Mémoire organisationnelle instantanée
Combien de professionnels RH, à la question « Quelle était la lettre de performance de Deniz l’an dernier ? », ont répondu « Je ne m’en souviens pas par cœur, vérifions » ? Nous avons tous vécu cette situation au moins une fois.
Imaginez : au moment où la question vous est posée, vous accédez immédiatement à l’information via l’écran qui apparaît sur la vitre derrière le manager qui vous interroge, et vous répondez aussitôt. Quelle facilité ! Un tel scénario n’est pas si lointain. Qu’en dites-vous ?
Quelque part sur la ligne de production, vous êtes au poste d’assemblage n° 15. Le responsable de la chaîne vous dit qu’il se souvient d’un cas similaire concernant l’opérateur renvoyé devant le conseil de discipline, mais qu’il n’en est pas sûr. À l’aide de l’appareil mobile dans votre poche, vous accédez à l’enregistrement de la réunion du conseil de discipline où un cas similaire a été examiné pour cet opérateur, et vous visionnez la décision comme si vous y assistiez à l’instant même, puis vous vous en souvenez. Peut-être certains d’entre vous le font-ils déjà.
Derrière ces deux simples exemples se cache une banque de données d’une ampleur vertigineuse. Pour accéder à ces données, il existe des processus à suivre, des autorisations à obtenir, des habilitations d’accès à définir, et des exigences IT fastidieuses à satisfaire. Pourtant, aux questions posées, il faut répondre immédiatement ; les données utilisées doivent être exemptes d’erreurs, et leur exactitude vérifiée. Dans cette nouvelle configuration où la hiérarchie des besoins est réécrite, en plaçant au sommet la notion de « besoin instantané », et où il faut répondre aux besoins d’informations basées sur les données de manière précise et en temps voulu, la capacité d’accéder à la « mémoire organisationnelle » indépendamment du temps et du lieu constitue la plus grande opportunité pour les RH.
IT pour les RH
La menace la plus évidente qui accompagne l’opportunité évoquée ci-dessus est la réponse à la question : avec qui allons-nous faire cela ? À partir d’aujourd’hui, nous devons tous accueillir, au sein du département RH, un spécialiste IT travaillant en structure matricielle avec l’IT. Avec l’aide de ce ou ces spécialistes, nous devons fondre les priorités des RH et celles de l’IT dans un même creuset, augmenter le nombre de conversations auxquelles l’IT puisse répondre « d’accord, nous le ferons, nous y allouerons des ressources », et, lorsque nous faisons la promotion des projets à déployer et sollicitons leur budget, nous présenter, main dans la main avec l’IT, devant nos directeurs généraux.
Nous devrions utiliser les spécialistes IT travaillant pour les RH presque comme des agents. J’aimerais que nos collègues du monde IT ne réagissent pas à cette dernière phrase : elle est écrite dans une optique entièrement axée sur le résultat. Qui d’autre que le spécialiste IT est nécessaire pour créer les infrastructures qui constitueront la « mémoire organisationnelle », mettre en service les applications permettant d’y accéder à la demande, n’autoriser l’accès qu’à certaines personnes, et réaliser tout cela au moindre coût possible ?
Si nos amis travaillant dans l’IT disaient : « Nous devrions utiliser les spécialistes RH travaillant pour l’IT comme des agents », en tant que professionnel RH je m’y opposerais aussitôt. Je dirais : « En tant que RH, nous travaillons comme des agents non seulement pour l’IT, mais pour tous les départements. »
N’est-ce pas ?
Après le directeur général, qui d’autre dans l’entreprise sait qui pourraient être les prochains candidats au poste de directeur général ?
Dans les bureaux de demain, il n’y aura plus de PC/ordinateurs portables. En fait, demain, il n’y aura plus de bureaux non plus.
Combien de postes fixes ou portables avez-vous actuellement dans votre entreprise ?
Ma réponse à cette question est toujours « le double de la vôtre ». La raison est simple : vos employés apportent leurs propres machines au travail. Et leurs machines sont souvent bien plus performantes que celles que vous fournissez en tant qu’employeur. Si c’est le cas, pourquoi fournissons-nous des ordinateurs de bureau ou portables aux employés ? Pourquoi ne pas consacrer l’argent du matériel à « l’autorisation d’accès aux systèmes » ? Imaginez l’utilité des budgets consacrés à « la prévention du vol de données » si les employés utilisaient leurs propres machines dans un cadre de libertés clairement définies… N’est-ce pas ce que veut la génération Y ? La liberté.
Le plus grand méfait possible du « monde numérique sur le monde des RH » concerne le niveau de restriction des libertés.
Bien sûr, aucune entreprise ni aucun dirigeant RH ne souhaite que la politique salariale de son entreprise soit « gazouillée » sur Twitter. Aucune entreprise ne souhaite non plus que sa stratégie d’entreprise, en contradiction avec les règles de concurrence, soit « accidentellement » partagée sur Facebook et ensuite « likée ». Pour éliminer ces deux problèmes simples, il faut réunir les deux mondes : les RH numériques.
Un monde où les frontières sont définies à un niveau acceptable, où les droits d’accès aux données sont établis dans ces limites, où l’on « partage » à un niveau ajusté plutôt que de « conserver », et où des applications offrant la possibilité d’interroger et de questionner servent à la fois l’employé et l’employeur.
À ce stade, une autre perspective un peu « fantastique » : peut-être que, grâce à ces applications, les coûts de recrutement diminueront fortement, les bureaux disparaîtront, tout le monde travaillera depuis chez soi et ne se déplacera physiquement que lorsque cela sera indispensable. Pourquoi pas ?
Si je le pouvais, je « ferais sauter » Outlook.
Qu’on ne se méprenne pas : il ne s’agit pas de faire exploser physiquement quelqu’un ou un lieu. Le message que je veux faire passer, c’est d’« accélérer » la communication dans le monde numérique. Sommes-nous conscients des dynamiques différentes qu’introduisent dans la vie professionnelle des applications comme Lotus Notes ou Outlook — qui créent des handicaps de communication — et du besoin qu’elles suscitent d’élaborer des politiques RH adaptées ?
À l’époque de la communication téléphonique, si l’appelant ne trouvait pas son interlocuteur, il poursuivait sa vie en assumant toute la responsabilité jusqu’à ce qu’il le joigne. La personne recherchée, elle, n’était informée du sujet que si la conversation téléphonique avait lieu.
Je commence à penser que cette situation était bien plus saine. Car, dans notre vie actuelle, l’irritation provoquée par la phrase « Je lui ai écrit, il n’a pas répondu… », vous la ressentez sans doute depuis longtemps.
À quel moment le message a-t-il atteint son destinataire ? Combien de messages cette personne reçoit-elle dans la journée ? A-t-elle commencé à les lire ? Et si elle s’était concentrée sur un message envoyé par le directeur général avant le vôtre et s’efforçait de terminer cette tâche, ou si, à la suite d’un événement soudain, elle avait dû quitter son lieu de travail ? Rien de tout cela n’a d’importance pour l’expéditeur : « il » a envoyé le message, un point c’est tout. Il est satisfait. La balle est partie de son camp. À l’autre maintenant de se débrouiller.
Voici ma question : jusqu’à présent, combien d’entre vous ont réfléchi — ou voulu réfléchir — à une hiérarchie définissant « qui envoie des messages à qui et à quel niveau il est permis de mettre des personnes en copie » ? Et parmi ceux qui l’ont définie, combien ont-ils pu l’appliquer exactement comme prévu ?
En tant que RH, dans ce monde de communication rapide, nous devrions accroître la prise de conscience non pas tant sur qui peut envoyer des messages à qui, mais sur les « accidents de communication » qui empêchent ou risquent d’empêcher l’atteinte des résultats attendus.
Bien sûr que nous n’allons pas faire disparaître Outlook ; bien sûr que nous utiliserons la « vitesse » qu’offre la possibilité d’atteindre plusieurs personnes en même temps ; bien sûr que nous exploiterons la « transparence » que cet environnement procure simultanément à tous. Mais nous veillerons aussi à ce que l’on soit conscient du chaos que cette vitesse et cette transparence peuvent engendrer.
Nous arrivons maintenant à la dernière partie, accrochez-vous ! Au début de mon texte, je vous ai dit qu’il y avait deux mondes. Deux mondes qui s’écoulent l’un dans l’autre. Et, bien sûr, des passerelles entre ces mondes : LinkedIn, Facebook, Outlook, WhatsApp, Instagram, et bien d’autres. Je me rends compte qu’à mesure que l’on égrène leurs noms, on a l’impression que le monde numérique touche à l’infini ; qu’en pensez-vous ?
Nos mots, nos pensées et nos travaux quittent les circonvolutions de notre cerveau pour nos mains, puis passent dans les interstices des circuits de la machine à écrire numérique du monde virtuel et accèdent à l’immortalité. Ils gagnent la chance d’exister à jamais dans la Bibliothèque du Monde Numérique. Chers professionnels des RH ! Que vous soyez baby-boomer, X, Y ou Z, la véritable course contre le temps commence maintenant. Et cette course supprime les différences intergénérationnelles, impose de travailler avec des systèmes intelligents et d’être « smart » ensemble en équipe. J’ai aussi une bonne nouvelle pour tous les responsables d’unités autres que les RH : l’évolution des conditions mondiales et les attentes élevées soulignent encore une fois la nécessité d’éveiller le RH qui sommeille en chacun. Alors, vous tous, RH et ceux qui sentent un RH en eux, posez crayons et papier, franchissez la porte du monde numérique, et, par votre travail, donnez le cap et la vie à ce monde…
Ne prenez pas l’avion d’Ankara à Istanbul pour les réunions. Participez-y par visioconférence depuis votre bureau à Ankara (et, dans quelques années, j’ai l’intention de dire : « depuis votre domicile » ; tenez-vous prêts).
Fermez les pages des journaux. Transmettez vos offres d’emploi aux candidats via Facebook, LinkedIn, Twitter, et menez vos entretiens grâce à des systèmes électroniques intelligents.
Commencez à préparer vos parcours d’intégration d’entreprise avec des visites virtuelles et des lunettes 3D.
Préparez-vous à dispenser les formations dans des classes virtuelles.
Au lieu des badges du personnel, soyez les premiers à concevoir dès maintenant des systèmes de « check-in » installés sur les smartphones.
Cessez de donner un retour de performance une fois par an — deux au mieux — en cochant une case sur papier ou à l’écran. Bientôt, les évaluations de performance seront effectuées par les employés eux-mêmes, en continu et en temps réel, à l’attention des managers, et seront enregistrées dans les systèmes ; grâce à vos scores virtuels, tout le monde dans l’entreprise connaîtra votre travail, votre alignement et vos qualités de leadership ; votre prestige numérique vous fera progresser dans votre carrière. Préparez-vous à apposer une signature digitale sur vos systèmes de performance et de développement de carrière…
Cessez d’acheminer les informations inter-entreprises par des courriers à en-tête via votre service de communication ; reléguez peu à peu l’envoi à côté de votre collection de timbres, et généralisez, accélérez, rendez plus efficace le partage documentaire grâce aux applications mobiles.
Le temps passe vite et, pour le rattraper, c’est le moment du Développement et du Changement Numériques… Ne le manquez pas…
Merci, Monde Numérique !
Écrivain: Ali Rıza Aksoy; Ford, Relations industrielles, opérations RH et responsable RH de l’usine de Kocaeli